L’été approche à grands pas et avec lui ses vacances bien méritées. Pour les petites et moyennes entreprises, cette période rime souvent avec une fermeture temporaire, l’occasion pour les équipes de se ressourcer. Cependant, annoncer cette fermeture estivale ne s’improvise pas. Une bonne communication est essentielle pour maintenir la satisfaction de vos clients et assurer une continuité sereine de votre activité.
Pourquoi communiquer sur la fermeture estivale de son entreprise ?
Communiquer sur la fermeture estivale de votre entreprise est crucial pour plusieurs raisons. Tout d’abord, cela permet de maintenir la satisfaction de vos clients. En les informant en amont, vous évitez les déceptions et vous les dirigez vers des solutions alternatives si nécessaire. C’est aussi un excellent moyen de préserver une relation de confiance sur le long terme.
De plus, annoncer votre fermeture est un avantage marketing qui ne nécessite que peu d’efforts. C’est l’occasion de montrer votre transparence et votre souci du bien-être de vos équipes. Vous pouvez ainsi éviter les désagréments et les retours négatifs qui pourraient ternir votre réputation. En informant les clients à l’avance, l’entreprise leur donne la possibilité de planifier leurs achats ou leurs demandes de services. Cela réduit ainsi le risque qu’ils se tournent vers des concurrents pendant la période de fermeture.
Enfin, une communication bien menée vous aidera à fidéliser votre clientèle malgré cette pause estivale. Vos clients apprécieront d’être tenus au courant et ils seront plus enclins à revenir vers vous à votre retour.
Quand annoncer la fermeture estivale ?
Le timing est primordial lorsqu’il s’agit d’annoncer la fermeture estivale de votre entreprise. Il est recommandé d’informer vos clients au moins 15 jours avant la date effective de fermeture. Ce délai leur laisse le temps de s’organiser et de prendre leurs dispositions si besoin.
N’hésitez pas à rappeler le message à plusieurs reprises à l’approche de la date fatidique. Vous pouvez par exemple envoyer un premier e-mail 15 jours avant, puis un rappel une semaine avant et enfin un dernier message 2 ou 3 jours avant la fermeture.
Notez que ce délai de 15 jours est à adapter selon votre secteur d’activité et le type de produits ou de services que vous proposez. Si votre activité implique une anticipation plus grande de la part de vos clients, n’attendez pas pour les prévenir. À l’inverse, si votre offre est plus spontanée, un délai plus court peut suffire.
Quels canaux de communication utiliser ?
Pour annoncer la fermeture estivale de votre entreprise, plusieurs canaux s’offrent à vous. Le plus évident est l’affichage physique sur votre lieu d’activité. Placez un message clair et visible sur votre devanture ou votre porte d’entrée.
Le répondeur téléphonique est aussi un allié précieux, car il est le premier contact entre une organisation et ses clients. Enregistrez un message qui informe de vos dates de fermeture et de réouverture. Vous pouvez avoir des exemples ici afin de savoir comment bien formuler ces messages sonores qui seront diffusés pendant votre absence. Il est aussi possible de rediriger vos clients vers votre site web pour plus d’informations.
Pensez aussi à programmer un message d’absence automatique sur votre boîte e-mail professionnelle. Précisez votre date de retour et un éventuel contact en cas d’urgence. Vos profils Google My Business et les réseaux sociaux sont également de très bons relais. Publiez un post qui annonce votre fermeture et épinglez-le pour qu’il reste visible. Mettez aussi à jour vos horaires sur Google My Business.
Enfin, si vous disposez d’un site web, créez un pop-up ou une bannière visible sur toutes les pages. Vous informerez ainsi les visiteurs dès leur arrivée sur votre site.
Comment diffuser le bon message ?
Hormis le média, le contenu de votre message est primordial. Pour être efficace, votre annonce de fermeture doit être claire et précise. Indiquez les dates exactes de fermeture et de réouverture de votre entreprise.
Soyez transparent sur la raison de cette fermeture. Vos clients comprendront que vous accordiez des congés à vos salariés. Cela véhicule une image positive de votre entreprise. La forme est aussi importante que le fond. Votre message doit être rédigé dans un Français irréprochable. Portez une attention particulière à l’orthographe et à la grammaire.
Pensez aussi à donner un délai de réponse si vos clients vous contactent pendant la fermeture. Précisez sous combien de jours ou de semaines vous leur répondrez. Enfin, laissez si possible un contact en cas d’urgence, par exemple un numéro de portable ou une adresse e-mail qui sera relevée. Cela rassurera vos clients les plus anxieux.
